Økonomisk kontroll for daglig leder og styret

Du vet at ordreboken er god. Du vet omtrent hvordan likviditeten ser ut. Men hvis noen spurte deg akkurat nå: Hvilke tre kunder er dere mest avhengige av, og hvordan går det egentlig med dem? Betaler de til forfall? Har noen av de viktigste leverandørene deres økonomiske utfordringer du ikke har fanget opp?

De fleste daglige ledere og styrer vi snakker med kan svare på ett eller to av disse spørsmålene. Sjelden alle. Ikke fordi de ikke bryr seg, men fordi svarene ligger spredt: i regnskapssystemet, hos regnskapsføreren, i hodet til selgeren som kjenner kunden best, og i offentlige registre ingen har tid til å sjekke jevnlig.

Det handler om å få disse svarene samlet, oppdatert og tilgjengelig, uten å bruke mye tid på dette.

Økonomisk kontroll er tilstanden du vil ha. En selskapsanalyse er verktøyet som gir deg den. Den er ikke det samme som et regnskap, og det er ikke det samme som en kredittsjekk.

Et regnskap forteller deg hva som skjedde i fjor. En kredittsjekk forteller deg om én motpart, akkurat nå, isolert. Ingen av delene gir deg det du faktisk trenger som leder eller styremedlem: et oppdatert, helhetlig bilde av selskapets egen økonomi og selskapets posisjon i verdikjeden det er en del av.

Det er dette en god selskapsanalyse er bygget for å levere. I stedet for at du, eller noen i teamet ditt, må hente ut rapporter fra flere systemer, ringe rundt for referanser og lete i offentlige registre, samles alt i én analyse:

Innsikt i kundeporteføljen din

Innsikt i leverandørporteføljen din

Oppdatert økonomisk informasjon med nøkkeltallsanalyse

Innsikt i kontantstrømmene

Analyse av arbeidskapitalen

Aldersfordelte saldolister, slik at du ser nøyaktig hvem som betaler for sent

Alt oppdatert. Alt samlet. Alt tilgjengelig når du trenger det.

Da dere var færre ansatte og hadde noen få kunder, hadde du sannsynligvis full oversikt uten å tenke over det. Du visste hvem som betalte sent, hvilken leverandør dere var avhengige av, og om marginen på siste prosjekt var god eller dårlig. Det satt i hodet ditt.

Vekst endrer dette umerkelig. Flere kunder betyr mer spredning i betalingsatferd. Flere leverandører betyr mer avhengighet dere ikke lenger har full oversikt over. Større transaksjonsvolum betyr at avvik blir vanskeligere å oppdage før de har vokst seg store.

Og samtidig som kompleksiteten øker, blir tiden din knappere. Du bruker den på å drive selskapet fremover, ikke på å hente ut og tolke tall fra forskjellige kilder.

Gapet mellom det selskapet faktisk krever av oversikt, og det du har kapasitet til å holde styr på manuelt, er der overraskelsene oppstår.

1. Du oppdager sene betalere for sent
Ingen varsler deg når en kunde begynner å betale 10, så 20, så 30 dager for sent. Uten en oppdatert, aldersfordelt saldoliste foran deg jevnlig, oppdager du det først når det allerede har pågått en stund, og likviditeten deres begynner å kjenne det.

2. Du vet ikke hvor avhengige dere er av enkeltkunder
80/20 regelen gjelder for mange selskaper: en liten andel av kundene står for en stor andel av omsetningen. Vet dere hvem deres 20 prosent er, og hva planen er hvis en av dem forsvinner eller får økonomiske problemer?

3. Du kjenner ikke leverandørenes økonomi
Hva skjer med leveransen din hvis en nøkkelleverandør plutselig får betalingsproblemer? Mange har ikke tenkt gjennom dette systematisk, de oppdager avhengigheten når den allerede er blitt et problem.

4. Du har ikke full oversikt over kortsiktig likviditet
Vet du hvor mye likvide midler dere faktisk har tilgjengelig de neste 4-6 ukene? Kortsiktig likviditet handler om hva som forfaller, hva som faktisk kommer inn, og hvor mye slingringsmonn dere har hvis noe utforutsett skjer.

En god selskapsanalyse er bygget for å gi konkrete svar, ikke bare rådata. Noen spørsmål den bør besvare:

Betaler kundene deres til forfall, og hvem betaler eventuelt for sent?

Hvem er de største leverandørene deres, og hvilken økonomi har de?

Hvordan ser kundeporteføljen ut, og hvor avhengige er dere av de største kundene?

Er det kunder som står for en vesentlig andel av omsetningen, og hvordan ser akkurat denne kunden ut økonomisk?

Hvor mange leverandører har dere, og er det en avhengighet til én eller få av dem?

Kommer kontantstrømmen fra ordinær drift, investeringer eller lån?

Selskapsanalysen har flere bruksområder, avhengig av hvem som spør:

Styret

Daglig leder

Ledergruppen

som ønsker å profesjonalisere styrearbeidet med oppdatert, dokumentert informasjon i stedet for muntlige oppdateringer

som ønsker løpende status på tvers av hele selskapet, uten å måtte etterspørre den fra flere hold

som ønsker å ta beslutninger basert på oppdaterte data fremfor magefølelse

Oppkjøp og franchise

Vurdering av egne kunder og leverandører

der grundig innsikt i en virksomhets kunder, leverandører og økonomi er avgjørende før beslutning tas

som en løpende del av risikostyringen

Dere trenger ikke overvåke alt kontinuerlig. Dere trenger å følge med på det som betyr noe, oppdatert ofte nok til å kunne handle på det.

Ukentlig

Månedlig

Kvartalsvis

Kontantstrøm og likviditet. Hva kommer inn, hva går ut, og hvordan ser den aldersfordelte saldolisten ut akkurat nå?

Resultat mot budsjett. Har kundeavhengigheten endret seg? Er det tegn til at en leverandør er under press?

Full gjennomgang av kundeportefølje og leverandøravhengighet med fokus på deres økonomiske situasjon, gjerne som fast sak til styret.

Svar ærlig på disse spørsmålene. Svarer dere «nei» eller «vet ikke» på mer enn tre, er det et gap her det er verdt å tette:

Vet du hvilke kunder som betaler for sent akkurat nå, og med hvor mange dager?

Vet du hvor stor andel av omsetningen de tre til fem største kundene deres utgjør?

Vet du hvor kontantstrømmen deres faktisk kommer fra?

Vet du hvem de viktigste leverandørene deres er, og om noen av dem har økonomiske utfordringer?

Økonomisk kontroll handler ikke om å vite alt. Det handler om å vite det som faktisk betyr noe, om egen økonomi, om kundene deres og om leverandørene deres, og å få vite det i tide til å gjøre noe med det.

Dere trenger ikke bygge et eget analyseteam for å få denne oversikten. Dere trenger én samlet analyse som er oppdatert når dere trenger den, enten det er styret som spør, en oppkjøpsprosess som krever due diligence, eller bare en vanlig tirsdag der dere vil vite hvordan det egentlig går.